EU-persondataforordning

Du får denne information, fordi der træder en ny EU-persondataforordning i kraft den 25. maj 2018. Den handler bl.a. om, hvordan foreningen behandler medlemmernes og trænernes personoplysninger (som navn og telefonnummer), og personfølsomme oplysninger (som cpr. nr.).

Foreningen skal behandle oplysningerne, og udøve sine aktiviteter på samme måde, som foreningen hele tiden har gjort.

Foreningen skal dog fremover dokumentere, at medlemmernes personoplysninger bliver behandlet forsvarligt og efter reglerne.

For at opfylde dokumentationskravet, er der udarbejdet 3 skabeloner (vedhæftet*), som alle foreninger med fordel kan benytte. Det drejer sig om skabeloner til:

  1. Privatlivspolitik – da alle medlemmer og trænere skal gøres bekendt med, hvordan deres data bliver behandlet
  2. Fortegnelse over behandling af personoplysninger – da foreningen skal kunne dokumentere over for Datatilsynet, hvordan personoplysningerne på medlemmer og trænere bliver behandlet
  3. Databehandleraftale – da foreningen er ansvarlig for medlemmernes data, skal foreningen lave en skriftlig aftale med den virksomhed, som styrer foreningens administrationssystem (fx Conventus). Hvis foreningen ikke har et administrationssystem, men gemmer data på pc, skal der ikke udarbejdes en aftale, men de første 2 punkter skal opfyldes (privatlivspolitik og fortegnelse).

 Online kursus kan hjælpe foreningen på vej

  • Tilmeld dig til et af DGIs gratis online kurser (gælder alle foreninger, da lovgivningen er den samme for alle). Næste kursus er tirsdag den 20. marts kl. 19-20 med tilmeldingsfrist torsdag den 15. marts. Sidste kursus er den 18. april med tilmeldingsfrist den 15. april.

Læs DGIS vejledning, hvis du vil vide mere om persondataforordningen

Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten

Skabelon til databehandleraftale

Skabelon til privatlivspolitik

Hvem skal du henvende dig til, hvis der er spørgsmål?

Hvis du har spørgsmål, skal du henvende dig Fritid og Kultur, Maria Olsson, mariaol@htk.dk, 43 59 13 15.

 

Med venlig hilsen

Stig Jørgensen

Fritid og Kultur

*Hvis du ikke kan redigere i skabelonerne, kan du kopiere teksten til nyt dokument